Syarat & Ketentuan Lembaga Pemeriksa Halal

SYARAT DAN KETENTUAN LEMBAGA PEMERIKSA HALAL

Lembaga Pemeriksa Halal (LPH) yang terpercaya dan profesional ini beroperasi berdasarkan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2014 tentang Jaminan Produk Halal dan peraturan pelaksananya. Syarat dan Ketentuan ini mengatur hubungan hukum antara LPH dengan Klien dalam proses sertifikasi halal.

PERHATIAN: Dengan mengajukan permohonan sertifikasi halal, Klien dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui semua ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini.

DEFINISI DAN RUANG LINGKUP

1. Lembaga Pemeriksa Halal (LPH) adalah lembaga yang melakukan pemeriksaan dan audit halal terhadap produk, proses, dan sistem jaminan halal.
2. Klien adalah perusahaan, industri, atau pelaku usaha yang mengajukan permohonan sertifikasi halal.
3. Produk meliputi makanan, minuman, obat-obatan, kosmetika, produk kimia, dan produk biologi.
4. Sertifikat Halal adalah pengakuan tertulis dari otoritas yang berwenang atas kehalalan suatu produk.
5. Sistem Jaminan Halal (SJH) adalah sistem manajemen untuk menjamin kehalalan produk dalam seluruh rantai pasok.
6. Auditor Halal adalah personel kompeten yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan halal.
7. Komite Halal adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan untuk mengawasi implementasi SJH.

KEWENANGAN LEMBAGA

1. Melakukan pemeriksaan dan audit terhadap fasilitas produksi, bahan baku, dan proses produksi.
2. Mengambil sampel untuk uji laboratorium sesuai dengan kebutuhan pemeriksaan.
3. Mengakses seluruh area produksi, penyimpanan, dan laboratorium yang relevan.
4. Memeriksa dokumen terkait sistem jaminan halal, termasuk dokumen pemasok.
5. Mewawancarai personel terkait, termasuk manajemen dan operator produksi.
6. Memberikan rekomendasi perbaikan dan tindakan korektif.
7. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada otoritas yang berwenang.

PROSEDUR SERTIFIKASI

1. Pengajuan Permohonan:
   • Klien mengajukan permohonan tertulis dengan melampirkan dokumen yang dipersyaratkan
   • LPH melakukan penilaian kelengkapan dokumen dalam waktu 5 hari kerja
   • Jika dokumen lengkap, LPH menerbitkan rencana audit dan perkiraan biaya
2. Pemeriksaan Awal:
   • Review dokumen sistem jaminan halal
   • Evaluasi bahan baku dan formulasi produk
   • Verifikasi data pemasok dan rantai pasok
3. Audit Lapangan:
   • Pemeriksaan fasilitas produksi dan penyimpanan
   • Wawancara dengan personel terkait
   • Pengambilan sampel untuk analisis jika diperlukan
   • Verifikasi penerapan sistem jaminan halal
4. Analisis Laboratorium:
   • Uji kandungan bahan haram atau syubhat
   • Analisis kontaminasi silang
   • Uji DNA atau metode analisis lainnya sesuai kebutuhan
5. Penetapan Keputusan:
   • Evaluasi hasil audit oleh tim teknis LPH
   • Rekomendasi kepada Komite Sertifikasi
   • Penerbitan sertifikat halal jika memenuhi persyaratan

HAK DAN KEWAJIBAN KLIEN

Hak Klien:

1. Mendapatkan informasi yang jelas tentang prosedur sertifikasi
2. Mendapatkan penjelasan tentang temuan audit dan rekomendasi perbaikan
3. Mengajukan banding atas keputusan sertifikasi
4. Mendapatkan kerahasiaan informasi bisnis yang sensitif
5. Mendapatkan pelayanan yang profesional dan tidak diskriminatif

Kewajiban Klien:

1. Menyediakan informasi dan dokumen yang benar, lengkap, dan terkini
2. Mengizinkan akses penuh kepada auditor halal ke fasilitas yang relevan
3. Menunjuk petugas yang kompeten untuk mendampingi proses audit
4. Melaksanakan tindakan korektif atas temuan audit yang disepakati
5. Membayar biaya sertifikasi sesuai ketentuan yang berlaku
6. Melaporkan perubahan signifikan dalam proses produksi atau bahan baku
7. Menjaga integritas sistem jaminan halal yang telah disertifikasi

PEMERIKSAAN DAN AUDIT HALAL

1. Jadwal Audit: Ditentukan berdasarkan kesepakatan bersama dengan memperhatikan operasional klien
2. Tim Auditor: Terdiri dari auditor halal yang kompeten dan independen
3. Lingkup Audit: Meliputi seluruh rantai pasok dari penerimaan bahan baku hingga distribusi produk
4. Metode Audit: Menggunakan pendekatan berbasis risiko dan bukti
5. Laporan Audit: Disampaikan dalam waktu 10 hari kerja setelah audit selesai
6. Tindakan Korektif: Klien wajib menyelesaikan tindakan korektif dalam waktu yang ditentukan
7. Verifikasi: LPH melakukan verifikasi atas implementasi tindakan korektif

KEBERSIFATAN DAN KERAHASIAAN

1. LPH menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses sertifikasi
2. Informasi klien tidak akan diungkapkan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis, kecuali diwajibkan oleh hukum
3. Data dan informasi sensitif disimpan dengan sistem keamanan yang memadai
4. Auditor halal menandatangani pernyataan kerahasiaan sebelum melaksanakan tugas
5. LPH hanya mengungkapkan informasi yang diperlukan kepada otoritas berwenang sesuai ketentuan perundang-undangan
6. Setelah berakhirnya hubungan kerja, kewajiban kerahasiaan tetap berlaku

MASA BERLAKU SERTIFIKAT

1. Sertifikat halal berlaku selama 4 (empat) tahun sejak tanggal diterbitkan
2. Selama masa berlaku, LPH melakukan audit surveilan minimal 1 (satu) kali per tahun
3. Klien wajib melaporkan perubahan signifikan yang mempengaruhi kehalalan produk
4. Perpanjangan sertifikat diajukan minimal 6 (enam) bulan sebelum masa berlaku berakhir
5. Proses perpanjangan meliputi audit ulang terhadap sistem jaminan halal
6. Sertifikat dapat dicabut sebelum masa berlaku berakhir jika terdapat pelanggaran berat

PENARIKAN SERTIFIKAT

1. Alasan Penarikan:
   • Penggunaan bahan haram atau syubhat tanpa izin
   • Pemalsuan dokumen atau informasi
   • Kegagalan dalam mempertahankan sistem jaminan halal
   • Ketidakpatuhan terhadap rekomendasi perbaikan
   • Pelanggaran berat terhadap persyaratan halal
2. Prosedur Penarikan:
   • Pemberitahuan tertulis dengan alasan yang jelas
   • Kesempatan untuk membela diri dalam waktu 15 hari kerja
   • Keputusan final oleh Komite Sertifikasi
   • Pelaporan kepada otoritas berwenang
   • Pencabutan sertifikat dari peredaran
3. Dampak Penarikan:
   • Produk tidak boleh lagi menggunakan logo halal
   • Klien tidak dapat mengajukan sertifikasi ulang dalam waktu tertentu
   • Kewajiban penarikan produk dari pasar
   • Pelaporan kepada pihak berwajib jika terdapat unsur pidana

BIAYA SERTIFIKASI

1. Komponen Biaya:
   • Biaya administrasi dan penilaian dokumen
   • Biaya audit lapangan (transportasi, akomodasi, honorarium auditor)
   • Biaya analisis laboratorium jika diperlukan
   • Biaya penerbitan dan administrasi sertifikat
   • Biaya surveilan tahunan
2. Pembayaran:
   • 50% dibayarkan setelah penandatanganan kontrak
   • 50% dibayarkan sebelum penerbitan sertifikat
   • Biaya surveilan dibayarkan per tahun di muka
   • Biaya tambahan untuk audit di luar jadwal atau lokasi khusus
3. Kebijakan:
   • Biaya tidak dapat dikembalikan jika audit telah dilaksanakan
   • Perubahan biaya diberitahukan minimal 30 hari sebelumnya
   • Keringanan biaya untuk UKM sesuai kebijakan pemerintah
   • Pembayaran dengan faktur pajak sesuai ketentuan perpajakan

BATASAN TANGGUNG JAWAB

1. LPH bertanggung jawab atas keakuratan pemeriksaan berdasarkan informasi yang diberikan klien
2. LPH tidak bertanggung jawab atas penggunaan sertifikat halal untuk tujuan yang tidak sesuai
3. Tanggung jawab LPH terbatas pada biaya sertifikasi yang telah dibayarkan
4. LPH tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung atau konsekuensial
5. Klien bertanggung jawab penuh atas kehalalan produk selama masa produksi dan distribusi
6. LPH tidak menjamin kontinuitas kehalalan jika terjadi perubahan tanpa pemberitahuan

PENYELESAIAN SENGKETA

1. Musyawarah: Setiap sengketa diselesaikan melalui musyawarah terlebih dahulu
2. Mediasi: Jika musyawarah gagal, pihak sepakat untuk menyelesaikan melalui mediasi
3. Banding Teknis: Klien dapat mengajukan banding atas keputusan teknis dalam waktu 14 hari
4. Pengadilan: Jika mediasi gagal, sengketa diselesaikan melalui pengadilan di wilayah domisili LPH
5. Hukum yang Berlaku: Hukum Republik Indonesia
6. Biaya Hukum: Pihak yang kalah menanggung biaya hukum dan proses penyelesaian sengketa

PENGAWASAN DAN PEMBINAAN

1. LPH diawasi oleh Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal (BPJPH)
2. LPH wajib memenuhi standar kompetensi dan integritas yang ditetapkan
3. LPH memberikan pembinaan kepada klien untuk peningkatan sistem jaminan halal
4. Klien dapat memberikan umpan balik tentang kinerja LPH melalui mekanisme yang tersedia
5. LPH melakukan evaluasi internal dan eksternal secara berkala
6. LPH wajib mengikuti pelatihan dan pembaruan kompetensi secara rutin